VI. Control
6.1 Conceptos, importancia y principios
6.2 Proceso de control
6.3 Control por áreas funcionales
6.4 Técnicas cuantitativas y cualitativas de control
6.5 Control de inventarios.
6.1 Conceptos, importancia y principios
Control. El proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como se planificó y corregir cualquier desviación significativa.
CONTROL DE MERCADO: Un enfoque al diseño que se centra en mecanismos del mercado externo para establecer las normas empleadas en el sistema de control.
CONTROL BUROCRATICO: Se centra en la autoridad organizacional y depende de normas, procedimientos, políticas, estandarización de actividades y otros mecanismos administrativos para asegurar que los empleados exhiban comportamientos adecuados y cumplan las normas de desempeño.
CONTROL DE CLAN: El comportamientos de los empleados se regulan por valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización.
Proceso de Control
Tomar acción gerencial para corregir desviaciones o normas inadecuadas
ü Pueden revisar la norma: es posible que la variación sea el resultado de una norma no realista, s decir, la meta puede fijarse demasiado alta o demasiado baja.
En tales casos es la norma la que necesita la acción correctiva y no el desempeño.
CARACTERÍSTICAS DE LOS TRES ENFOQUES A LOS SISTEMAS DE CONTROL
Tipo de Control
Características
Mercado
Usa mecanismos de mercado externo, como la competencia de precios y participación del mercado, para establecer las normas utilizadas en el sistema. Casi siempre se utiliza por organizaciones cuyos productos o servicios están claramente especificados o son distintos y que enfrentan una fuerte competencia en el mercado.
Burocrático
Se centra en la autoridad organizacional. Depende de mecanismos administrativos y jerárquicos como reglas, reglamentos, procedimientos, políticas, estandarización de actividades, descripciones de puestos y presupuestos bien definidos para asegurar que los empleados exhiban comportamientos adecuados y reúnan las normas de desempeño.
Clan
Regula el comportamiento de los empleados mediante valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización. Con frecuencia se emplea en organizaciones en las que los equipos son comunes y la tecnología tiene cambios rápidos.
Importancia del Control
La planificación puede llevarse a cabo, la estructura de una organización puede crearse para facilitar el logro de objetivos con eficiencia y los empleados pueden estar dirigidos y motivados. No obstante, no existe la seguridad de que las actividades se desarrollen como fueron planificadas y que las metas que los gerentes buscan se conviertan en realidad.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí ó por qué no. El valor específico de la función de control radica en su relación con la planificación y delegación de actividades.
Proceso de Control
Tomar acción gerencial para corregir desviaciones o normas inadecuadas.
Los gerentes pueden elegir entre tres posibilidades:
ü Pueden no hacer nada: se explica por sí mismo.
ü Pueden corregir el desempeño actual: si la fuente de variación en el desempeño actual ha sido una serie de acciones o actividades de trabajo deficientes, el gerente querrá tomar acción correctiva; ya sea inmediata o básica.
ü Medir el desempeño real(continuación)
Lo que medimos
Qué medimos es tal vez más determinante para el proceso de control que cómo medimos. La selección de los criterios seleccionados pueden dar como resultado consecuencias disfuncionales serias. Además, lo que medimos determina, en mayor grado lo que las personas intentarán alcanzar con excelencia.
ü Comparar el desempeño actual contra uno estándar.
El paso de comparación determina, el grado de variación entre el desempeño real. Cierta variación en el desempeño puede esperarse en todas las actividades. Es fundamental, por tanto, determinar el rango de variación aceptable.
En la etapa de comparación los gerentes deben preocuparse especialmente por el tamaño y la dirección de la variación.
Tipos De Control
La gerencia puede implementar controles antes de que una actividad se inicie, mientras la actividad se realiza o una vez que se ha completado. El primer tipo se llama control preventivo, el segundo control concurrente y el último control de retroalimentación.
CONTROL PREVENTIVO: Control que previene problemas adelantados.
CONTROL CONCURRENTE: Control que ocurre mientras una actividad se desarrolla.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN: Control impuesto después de que una acción ha ocurrido.
ADMINISTRACIÓN AL IR DE UN LUGAR A OTRO (MBWA): Una técnica de control en la que el gerente sale de su oficina, interactúa directamente con los empleados e intercambia información sobre lo que sucede.
DESEMPEÑO ADMINISTRATIVO: La medición de que tan efectivo y eficiente es un administrador, qué tan bien determina o logra objetivos convenientes.
El proceso de medir el desempeño actual comparándolo contra la norma y tomando acción gerencial para corregir desviaciones o normas inadecuadas.
Consisten en 3 pasos separados y distintos
ü Medir el desempeño real
ü Comparar el desempeño actual contra uno estándar.
ü Tomar acción gerencial para corregir desviaciones o normas inadecuadas.
ü Medir el desempeño real
Para determinar lo que es el desempeño real, el gerente debe adquirir información de él. El primer paso del control, entonces, es medir. Se debe considerar cómo medimos y qué medimos.
Cómo medimos
Existen 4 fuentes comunes de información que emplean frecuentemente los gerentes para medir
ü Desempeño real:
ü Observación personal,
ü Informes estadísticos, informes verbales e
ü Informes escritos.
Cada uno tiene sus puntos fuertes y débiles; sin embargo, una combinación de las fuentes de información incrementa tanto el número de fuentes de entrada como la probabilidad de obtener información confiable.
Vículo Planeación-Control
Rango de Variación Aceptable
Modelo de Control
Proceso de Control
Tipos de Control
Rango De Variación
RANGO DE VARIACIÓN: Los parámetros de variación aceptables entre el desempeño actual y la norma.
ACCION CORRECTIVA INMEDIATA: Corregir una actividad de inmediato para que el desempeño vuelva al camino debido.
ACCION CORRECTIVA BASICA: Determinar como y por que el desempeño se ha desviado y corregir la fuente de la desviación.
Cualidades de un Sistema de Control Efectivo
