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Instituto Tecnológico de Tepic

Administración para Ingenierías

II. Planeación

2.1 Objetivos

2.2 Políticas

2.3 Programas

2.4 Procedimientos

2.5 Presupuestos

2.6 Estrategias

2.7 Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación

2.8 Planeación estratégica, táctica y operativa

 

Tipos De Directores O Administradores

Por su nivel en la organización: (de nivel primario, de nivel medio y de alto nivel)

por la clase de actividades organizacionales (administradores funcionales y generales).

 

Concepto De Planeación

"Prevé" las condiciones en que deberá desarrollarse la futura acción administrativa , la planeación fija con precisión "lo que va a hacerse".

 

Importancia De La Planeación

Planear es tan importante como hacer, porque:

 

Los Principios De La Planeación

 

MITOS ACERCA DE LA PLANIFICACIÓN

  1. El proceso es valioso aunque los resultados no lleguen a su objetivo.

  2. Los cambios ocurrirán sin importar lo que la administración haga. Los gerentes planifican con el fin de anticipar los cambios y de desarrollar la respuesta más efectiva.

  3. La planificación reduce la flexibilidad, implica compromiso, es una actividad continua.

 

Planes estratégicos en comparación con los operacionales

Planes estratégicos

Aplica en toda la organización establece objetivos generales y busca posicionar a la organización en términos de su entorno.

Planes operacionales

Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los objetivos generales.

 

Tipos de planes

Amplitud

Marco Temporal

Especificidad

Frecuencia de Uso

Estratégica

A largo plazo

Direccional

Uso único

Operacional

A Corto plazo

Específico

Permanente

 

2.1 OBJETIVOS

Definición de metas administrativas

Resultado final que se fija

Campo de acción definido

Orientación a los esfuerzos de un dirigente.

 

Tipos de objetivos

Dentro de las funciones orgánicas de la empresa

  - Ventas

  - Producción

  - Finanzas

 

 

Importancia de los objetivos

Debe ser clara y definitiva, en virtud de que éstos son la razón de ser de la organización.

 

Objetivos básicos que toda empresa debe fijar:

 

Jerarquía de los objetivos

 

Clasificación de los objetivos

 

Cómo desarrollar el objetivo por escrito

  1. ¿Está el objetivo dentro del control del grupo que lo va a desarrollar?

  2. ¿Está definido el objetivo en forma específica y alcanzable? Realista, en términos de tiempo, personal y recursos.

  3. ¿Es mensurable el objetivo? Preciso, medido fácil y rápidamente en su proceso de desarrollo, como en resultado alcanzable.

  4. ¿Es el objetivo lo suficientemente desafiante? Que inspire y motive al grupo que lo va a realizar.

Reglas para la fijación de objetivos

Reglas negativas

"No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan solo sus síntomas."

"No debemos de confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo."

"No debemos tomar como posibilidades contradictorias las que quizá sólo son contrarias"

"No tratar de encontrar las semejanzas y deferencias de nuestro objetivo con los más parecidos."

Reglas Positivas

"Procurar contar con opiniones de diversas personas, si representan ángulos distintos y complementarios."

"Fijarlo por escrito, sobre todo en los casos de mayor importancia."

"Perfectamente conocido y querido por todos los que han de ayudar a realizarlo."

"Los objetivos deben ser estables."

"¿Hay técnicas para fijar los objetivos?, NO"

 

"Debemos aplicarle las seis preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué."

  1. Qué. ¿Cuál es la meta que nos proponemos alcanzar? ¿Qué es lo que por su propia naturaleza o por fijación de nuestro arbitrio se busca en determinada organización, función, operación, etc.?

  2. Quién. ¿Se trata de un objetivo personal y subjetivo o natural de la función? ¿A qué departamento, secciones, etc., corresponde lograr el objetivo?

  3. Cómo. ¿En forma integral o parcial? ¿De inmediato o a largo plazo?

  4. Cuándo. ¿Es una meta urgente o diferible? ¿En qué tiempo se debe lograr cada una de su partes?

  5. Dónde. Se trata de determinar en qué lugar se realizará el o los objetivos.

  6. Por qué. ¿Cuál es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo, de la cual depende en gran parte la forma como habrá de alcanzarse?

 

2.2 políticas

DEFINICIÓN

Son normas de acción, expresadas en forma verbal, escrita o implícita, adoptadas y seguidas por un dirigente. Es recomendable que sean escritas, pues se ha comprobado que una política verbal no existe y se presta a confusión.

Son necesarias porque establece la manera de como vamos a alcanzar los objetivos.

 

Importancia

En la planeación el gerente tiene una guía, un camino a seguir para desarrollar positivamente su trabajo.

 

Clasificación

 

Políticas Fundamentales: Las utilizadas por la alta gerencia y cuyo alcance repercute en toda la empresa

Políticas Departamentales: Usadas por los gerentes y supervisores de área y su alcance restringido se limita a un departamento.

Por la forma de originarse:

Externamente impuestas. Por la Ley. La política de proporcionalidad de trabajo y salario establecido por la Constitución: a trabajo igual salario igual; por el sindicato.

Políticas de apelación. Se crean a través de consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores, generándose así tres o cuatro resoluciones semejantes a una norma de aplicación

Políticas expresamente formuladas. Son precisas, conscientes y de preferencia por escrito.

Por su extensión:

Generales. Las de rápido crecimiento, de primacía de función social de la empresa, etc., que aplican a todos los departamentos y funciones.

Particulares Se refieren por separado a producción, ventas compras, contabilidad finanzas, relaciones públicas, etc.

 

Ventajas

Una administración positiva requiere de las políticas: su formulación y uso ayudan al gerente a planear y alcanzar las metas previamente fijadas.

Se valoran por los resultados que se obtiene en su aplicación.

 

Diferencias entre política y objetivo

Los objetivos, marcan los fines que se persiguen, las políticas nos enseñan los pasos que debemos seguir para lograr los objetivos de la empresa.

 

Ejemplos

Ventas: Planear sobre la base de una investigación de mercados y análisis de la fuerza de la competencia

Producción: Coordinar producción con la ventas del modo eficiente , a base de juntas, consultas, etc.

Finanzas: Afinar costos y control de utilidades por cada línea, producto, zona, etc.

 

2.3 PROGRAMAS

DEFINICIÓN

Conjunto de actividades a desarrollar en un tiempo determinado y tiende a alcanzar las metas fijadas.

Conociendo las políticas y procedimientos, se elabora un programa para alcanzar el objetivo.

 

IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS

Las políticas orientan a la acción, los procedimientos fijan la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijar el tiempo requerido para cada una de sus partes.

 

REGLAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROGRAMAS

  1. Contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa y con su completo apoyo para lograr el éxito.

  2. Convencer de su bondad y beneficios los jefes de línea que habrán de aplicarlos.

  3. Estudiar el momento oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo. Así, por ejemplo, iniciar un sistema de incentivos antes de estandarizar operaciones

 

UTILIDAD Y VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS

  1. Optimizan la utilización de recursos y la selección de medios para alcanzar los fines de la empresa

  2. Reducen las improvisaciones, falsas maniobras y cambios injustificados.

  3. Destreza al dirigir trabajadores, estabilidad del dirigente y estimulan su calidad moral, al exigir mayor actividad que la rutinaria, competencia profesional y mejor conocimiento de la empresa

  4. Disminuyen las interferencias departamentales y facilitan acción integrada y dirigida.

  5. Desarrollo eficaz de procedimientos y sistemas.

  6. Base técnica y de operación continua, delegación de autoridad, reduce tiempo de capacitación de ejecutivos, malas interpretaciones, y decisiones equivocadas.

  7. Si la supervisión se dificulta por dispersión geográfica, resultan un auxiliar poderoso.

  8. Pre-requisito en el control contable y administrativo.

  9. Acción directiva continua, evita que se interrumpa año tras año.

 

Diversas Clases de Programas

Generales. Involucra a toda la empresa.

Particulares. Involucra a un solo departamento.

 

Tipos de programas

 

Como realizar un programa

 

Selección de un programa

Los criterios típicos son:

  - Potencial de beneficios.

  - Escala de costos y tiempos.

  - Resultados demostrados en otro lugar.

  - Disponibilidad de personal calificado y con recursos.

  - Posibilidad de aplicación a la empresa.

  - Flexibilidad.

 

2.4 PROCEDIMIENTOS

Definición

Guía para la acción, detalla, precisa e inflexible de cómo se va a desarrollar la actividad. Es una secuencia de labores ordenadas.

Se apoyan en los objetivos, programas y políticas.

 

IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Conocer las labores de personas, sección o departamento de la empresa, con el objeto de establecer un orden en el sistema de la operación.

Procura detallar, ordenando la operación cronológicamente, explicando cada paso, señalando los responsables, estableciendo una rutina a seguirse.

 

FACTORES A CONSIDERAR EN LA PREPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cuidadosamente planeados, de acuerdo con la ciencia y las técnica con que se relacionan.

REGLAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

  1. Fijarlos por escrito , con gráficas paso a paso del proceso para ser mejor comprendidos, analizados, etc. Ello permite determinar mejor lo que sobra, lo que falta y lo que puede combinarse mejor.

  2. Periódicamente revisarlos,

  3. Evitar la duplicidad.

 

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Conjunto de operaciones en secuencia cronológica, sistemática de trabajo de rutina. Puede registrarse en gráficas escritas.

Instrumentos de información en forma metódica, pasos y operaciones a seguir para realizar funciones. Señalando diferentes puestos o unidades administrativas que invierten, precisando responsabilidad, participación e información, ejemplo formularios, impresos, autorizaciones o documentos de maquinas de oficina.

 

CONTENIDO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO

 

2.5 Presupuestos

 

Definición

Plan y en ocasiones, el más importante de una empresa. Puede expresar anticipadamente resultados posibles, en datos numéricos como pesos, horas-hombre o unidades de producción.

 

Importancia de los presupuestos

Elemento importante de la planeación por medio de él, podemos conocer la cantidad que necesitamos invertir en nuestros programas.

 

Objetivos del Presupuesto

 

Clasificación general de los presupuestos

(Click para ver imagen)

 

Pasos Básicos para la formulación de los presupuestos

 

El manual deberá contener:

Técnicas presupuestales

Definición

Asignación de recursos por resultados; significa establecer que deseamos obtener en cada unidad organizacional y asignar los recursos necesarios para lograrlos. Mediante proceso de ordenamiento de prioridades.

 

Tipos De Presupuestos

Presupuesto: Un plan numérico para asignar recursos a actividades especificas.

Presupuesto de ingresos: Proyecta las ventas futuras.

Presupuesto De Gastos: Actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna un valor a cada una.

Presupuesto De Utilidades: Utilizado por unidades distintas dentro de una organización que cambian de ingresos y gastos para determinar la contribución de las utilidades.

Presupuesto Fijo: Asume un nivel fijo de ventas o producción.

Presupuesto Variable: Consideración costos que cambian con el volumen.

Presupuesto De Efectivo: Anticipa que efectivo tendrá una organización a la mano y lo que necesitara para cubrir gastos.

Presupuesto De Gastos De Capital: Pronostica inversiones en propiedades, edificios y equipo principal.

Presupuesto Incremental (O Tradicional): Asigna fondos a departamentos de acuerdo a asignaciones del ejercicio anterior.

Presupuesto De Base Cero (Pbc): Las solicitudes parten de la nada sin importar las asignaciones previas.

Presupuesto Base Cero

Al elaborar un nuevo presupuesto, no presuponer ningún incremento en erogaciones anteriores: Cada actividad, nueva o antigua, deberá estar plenamente justificada como necesaria sin duplicar actividades.

 

Los pasos esenciales del PBC

Creación de paquetes de decisión: Análisis y descripción de cada actividad, ya existente o nueva, en uno o más paquetes de decisión.

Calificación de los paquetes de decisión: Evaluación por orden de prioridad, de paquetes creados, mediante el análisis costo-beneficio o apreciación subjetiva.

 

Resumen de la metodología aplicable del Presupuesto "Base Cero

I . En cuanto a las funciones:

  1. Detalle unidades o "células" de actividad.

  2. Prioridades de unidades y componentes de decisión.

  3. Valor de servicios que proporciona una unidad.

  4. Impacto en el organismo si la unidad se redujera o eliminara.

  5. Beneficio reportado por cada unidad.

II . En cuanto al recurso humano:

  1. Congelación sobre la contratación de personal para puestos vacantes.

  2. Ocupación de puestos vacantes, por personal que se desplaza de áreas de trabajo duplicadas o de poca contribución al organismo.

  3. Modificación a la estructura con el fin de eliminar áreas que dupliquen trabajo.

Objetivos básicos

Reducir costos sin impacto negativo sobre el funcionamiento del organismo.

Contar con una herramienta eficaz en el crecimiento del organismo.

 

El presupuesto Por programas

Pretende ser una técnica capaz para atender necesidades cada vez más complejas y crecientes en materia administrativa del sector público. Previsión Ayuda a evitar o corregir problemas sobre la marcha para que la dependencia haga factible su operación productiva coordinada y dinámica; previene y combate vicios administrativos, operacionales y técnicos, evalúa productividad y funcionamiento.

 

Pretende examinar, identificar y precisar objetivos, los que tiene expresamente por ley y por su acción puede promover, jerarquizar y establecer prioridades.

Ver alternativas para optimizar y alcanzar los objetivos con mínimo de tiempo y máximo resultado.

Minimizar el costo total de un programa, subprograma y actividad.

Analizar resultados programados en función de objetivos a través de la fijación de metas.

Establecer procedimientos analíticos para revisión evaluación y control de resultados.

 

Control de Presupuesto Programático

Permite el seguimiento de programas y actividades establecidos, flexibilidad en medidas correctivas, mide las desviaciones o variaciones detectadas.

 

Elementos para que funcione un sistema de control

 

Características Principales del Presupuesto por Programas

 

Presupuesto por Programas

Presupuestos

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN OPERACIONAL.

PROGRAMACIÓN: Listado de actividades necesarias, el orden y quien debe realizar cada una y el tiempo necesario para terminarlos.

GRAFICA DE CARGA: Un cuadro de Gantt modificado programa la capacidad por estaciones de trabajo.

TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DEL PROGRAMA (PERT): Técnica para programar proyectos complejos que incluye muchas actividades, algunas de las cuales son interdependientes.

RED PERT: Un diagrama de flujo que muestra la secuencia de actividades necesarias para completar un proyecto y el tiempo o costo asignado a cada uno.

EVENTOS: Puntos finales que representan la terminación de las actividades importantes de un proyecto PERT.

ACTVIDADES: El tiempo o recursos necesarios para avanzar de un evento a otro en una red PERT.

RUTA CRITICA: La secuencia mas larga de actividades en una red PERT.

ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO: Técnica para identificar el punto en el cual el ingreso total es apenas suficiente para cubrir los costos totales.

PROGRAMACIÓN LINEAL: Técnica matemática que resuelve problemas de asignación de recursos.

TEORIA DE COLAS: Técnica que equilibra el costo de tener una fila de espera contra el costo de servicio para atender esta cola.

TEORIA DE LA PROBABILIDAD: El uso de la estadística para analizar patrones previsibles y reducir el riesgo en planes futuros.

ANÁLISIS MARGINAL: Técnica de planificación que evalúa el incremento de costos o ingresos en una decisión.

SIMULACIÓN: Modelo de un fenómeno del mundo real que contiene una o mas variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su impacto.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO: Forma personal de programar el tiempo de manera efectiva.

TIEMPO DE RESPUESTA: Tiempo no controlable dedicado a atender solicitudes, demandas y problemas iniciados por otros.

TIEMPO DIRECCIONAL: La parte del tiempo de un gerente que es controlable.

 

2.6 Estrategias

 

ESTRATEGIA COMPETITIVA

 

ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA COMPETITIVA

 

CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS COMPETITIVAS GENÉRICAS.

 

Liderazgo de bajo costo

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Diferenciación

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Enfoque

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Planeación táctica

Abarca de uno a dos años y se relaciona con una serie de tácticas y programas, de los cuales los gerentes de línea intentarán cumplir la estrategia de la corporación. Con frecuencia el planeamiento táctico se manifiesta en un programa de administración por objetivos.

 

2.7 TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DE PLANEACIÓN

 

Técnicas de planificación

Análisis del entorno: El análisis de grandes cantidades de información para detectar tendencias emergentes y crear escenarios.

Análisis del Competidor: Análisis del entorno que busca identificar quienes son los competidores, que hacen y como sus acciones afectarán el enfoque de la organización.

Escenario: Un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda en el futuro.

Predicciones de resultados futuros.

Pronósticos de Ingresos: Predicción de ingresos futuros.

Pronósticos Tecnológicos: Predicciones de cambios en tecnología y de cuándo los adelantos tecnológicos pueden volverse económicamente factibles.

Pronósticos Cualitativos: Utilizan el juicio y las opiniones de expertos para predecir resultados futuros.

Pronósticos Cuantitativos: Aplican reglas matemáticas a datos anteriores para predecir resultados futuros.

Comparaciones Externas: La búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no competidores que conduzcan a un desempeño superior.

  1. Se forma un equipo de planificación, para identificar lo que deberá ser comparado, identificar con quien compararse y determinar los métodos de recolección de datos.

  2. El equipo recopila información interna de sus propias operaciones y externamente de otras organizaciones.

  3. Los datos se analizan para identificar diferencias en el desempeño y determinar la causas de éstas.

  4. Se prepara y pone en práctica un plan de acción que dará como resultado igualar o exceder los estándares de otros.

Planeación estratégica y táctica 1

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Planeación estratégica y táctica 2

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Requerimentos de Porter

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Proceso de administración estratégica

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Niveles de estrategia

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Matriz BCG

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Planeación

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Elaborado y compilado por: M. A. Zochil Palacios Castillo